5 Alasan Kenapa Sistem Paperless akan Bikin Bisnis Kamu Tambah Untung!

Dalam berbisnis, mengurus tumpukan kertas setruk, invoice, dan dokumen merupakan keseharian yang terasa wajar.

Namun, dengan beragam teknologi yang memudahkan dan dampaknya terhadap lingkungan, tumpukan kertas dalam bisnis nggak lagi banyak kita butuhkan. Mengurangi kertas pun bisa jadi salah satu opsi yang menarik.

Dua alasan tersebut nggak bisa dijadikan pegangan untuk mengurangi penggunaan kertas alias go paperless.

Tapi, lima alasan berikut mungkin bisa mendorong kamu untuk benar-benar go paperless dalam menjalani bisnis kamu.

5 Alasan Sistem Paperless Bisa Bikin Bisnismu Tambah Untung!

1. Mengurangi Space di Kantor

Apa kamu tahu kalau laci dokumen 4 tingkat menghabiskan kira-kira 0.8 meter ruang kerja?

Terkesan nggak terlalu luas memang. Namun, apa jadinya jika kamu punya puluhan laci dokumen di tempat operasional bisnis kamu?

Kondisi ini akan sangat bikin nggak nyaman tempat kerja. Suasana akan terasa lebih sumpek. Space di tempat operasional bisnis kamu akan terasa lebih sempit dan menyulitkan mobilitas setiap orang di dalamnya.

Akibatnya, proses kerja pun akan terhambat dan menyebabkan pekerjaan di tempat operasional kamu akan terasa nggak efektif dan nggak efisien.

Bila dibiarkan, kondisi ini akan merambah ke berbagai aspek lainnya di dalam bisnis kamu.

2. Mengurangi Tekanan Kerja

Hilangnya satu dokumen penting akan berujung pada seorang pegawai yang pusing tujuh keliling.

Dan ini bukan cuma sekadar ucapan belaka. Faktanya, seorang pegawai bisa menghabiskan 30% - 40% waktu kerjanya per hari hanya untuk mencari rata-rata 4 minggu setiap tahunnya hanya untuk mencari dokumen yang hilang di tempat kerjanya.

4 minggu setiap tahunnya bukan waktu yang sedikit. Seorang pegawai seharusnya menggunakan 4 minggu tersebut untuk beragam hal dan pekerjaan yang penting dan harus ia fokuskan, bukan hanya sekadar untuk mencari dokumen kertas.

Sumber: Freepik.com

3. Menghemat Biaya Bisnis

Percaya atau nggak, kertas yang dipakai dalam berbisnis bisa jadi beban buat keuangan bisnis kamu.

Penyebabnya satu: Peningkatan konsumsi kertas yang meningkat 22% setiap tahunnya. Hal ini pun mendorong harga kertas naik setiap 3.3 tahun sekali.

Daripada membebani bisnis kamu dengan pembelian kertas terus-menerus, saatnya beralih menggunakan teknologi digital. Selain lebih efisien dan efektif, kamu akan lebih hemat biaya. Keuangan bisnis kamu pun nggak akan terbebani dalam jangka panjang.

4. Meningkatkan Efisiensi Bisnis

Menggunakan kertas untuk melakukan beragam pekerjaan sangatlah rumit.

Setiap dokumen kertas, setruk, hingga invoice harus berpindah dari satu tangan ke tangan lain. Koordinasi pun jadi lebih sulit.

Namun, jika kamu mengurangi penggunaan kertas dan beralih ke teknologi digital, delegasi dan koordinasi tugas dalam bisnis jadi lebih mudah. Kamu bisa menghapus beberapa proses yang dirasa nggak perlu, memudahkan kamu untuk bekerja sama dan berkolaborasi di dalam bisnis.

5. Pembaruan Data Lebih Mudah

Setiap dokumen kertas hingga invoice mengandung beragam jenis informasi dan data.

Sayangnya, untuk memperbaruinya, kamu nggak bisa melakukannya dengan sekejap mata. Kamu harus membuat ulang dokumen tersebut atau mencetaknya ulang.

Bayangkan kamu harus mengambil keputusan dengan menggunakan data yang nggak update. Bisa-bisa, kamu salah mengambil keputusan dan justru bikin proses operasional bisnis kamu jadi lebih terhambat.

Namun, ketika kamu menggunakan teknologi digital untuk menggantikan keberadaan kertas, kamu bisa melakukan pembaruan data dengan lebih mudah dan cepat.

Misalnya, kamu ingin mengubah status invoice dari "Belum Dibayar" jadi "Lunas". Kamu cukup ketik sedikit, beberapa kali klik dan... voila! Data kamu jadi lebih baru dan lebih real time sehingga informasinya pun nggak outdated.

Kesimpulan

Memang kamu nggak bisa sepenuhnya mengurangi penggunaan kertas 100%.

Tentunya ada beberapa hal dalam bisnis yang memang betul-betul membutuhkan kertas.

Namun, dengan mengurangi penggunaan kertas pada beberapa aspek bisnis, kamu akan bisa meraih beragam keuntungan dan bikin bisnis kamu tambah lancar!