5 Kesalahan dalam Membuat Invoice Penjualan yang Perlu Kamu Hindari, Apa Saja?

Dalam berbisnis, berbuat kesalahan itu wajar, termasuk soal membuat invoice.

Walaupun kamu pasti akan melakukannya, kamu akan dengan mudah menghindarinya apabila kamu mengetahuinya dengan jelas.

Untuk itu, mari ketahui 5 kesalahan saat kamu membuat invoice penjualan ini!

5 Kesalahan Membuat Invoice Penjualan yang Perlu Kamu Hindari, Apa Saja?

1. Menyertakan Informasi yang Kurang Detail

Apapun produk yang kamu jual, entah itu produk barang atau jasa, informasi yang detail mesti disematkan.

Untuk produk barang, sertakan informasi yang jelas seperti informasi terkait tipe, warna, hingga ukuran produk.

Sementara itu, untuk produk jasa, beritahukan kepada pelanggan informasi seperti jenis jasa, layanan yang diberikan, hingga tambahan layanan yang pelanggan inginkan.

Tanpa informasi yang detail, pelanggan akan kesulitan dan jadi bingung untuk memahami produk apa yang dipesan dan jasa apa yang digunakan dari kamu.

2. Biaya Kejutan

Nggak selamanya kejutan itu menyenangkan.

Salah satunya jika pelanggan diberikan biaya kejutan dalam invoice penjualan yang kamu berikan kepadanya.

Kalau kamu memang menyertakan biaya tertentu, seperti denda hingga biaya layanan, sertakan informasi tersebut sedari awal kamu akan bertransaksi dengan pelanggan.

Biaya kejutan bisa bikin pelanggan kamu terkejut dalam konteks yang buruk, dan hal ini sudah jelas akan merusak relasi kamu dengan pelanggan.

Sumber: Freepik.com

3. Nggak Melakukan Follow Up

Dalam membuat invoice penjualan, follow up menjadi salah satu aktivitas yang perlu kamu lakukan secara konsisten.

Pasalnya, beberapa pelanggan kamu akan lupa soal pembayaran invoice. Ada juga beberapa pelanggan yang akan membayar saat hari H tiba.

Agar memastikan pembayaran invoice bisa dilakukan dengan lancar dan nggak lewat tenggat waktu, kamu harus rutin melakukan follow up.

Namun, jangan sampai kamu melakukan follow up setiap hari terus-menerus. Bisa-bisa, pelanggan akan kesal dan hal ini bisa memperburuk relasi kamu dengan mereka.

4. Menunda-nunda Pengiriman

Ketika transaksi sudah terjadi, selalu ingat untuk mengirimkan invoice penjualan sesegera mungkin kepada pelanggan.

Jangan menunggu mereka meminta invoice dari kamu. Pelanggan cenderung akan lupa karena mereka perlu fokus ke berbagai keperluan dan urusan usaha lainnya.

Oleh karenanya, jangan pernah menunda-nunda pengiriman invoice kamu kepada pelanggan. Lebih cepat kamu mengirimkan invoice, maka kemungkinan pelanggan melakukan pembayaran jadi lebih cepat.

Ingat: Pelanggan memang bertanggung jawab untuk membayar invoice, tapi pengiriman invoice tetap jadi tanggung jawab kamu sebagai pemilik usaha.

5. Tanggal Jatuh Tempo Kurang Jelas

Hal lain yang perlu diberitahukan dengan jelas dan pasti dalam invoice penjualan adalah tanggal jatuh tempo.

Ketika kamu membuat invoice penjualan, jangan pernah memberitahukan tenggat waktu pembayaran dengan pernyataan-pernyataan seperti :"Pembayaran dilakukan 10 hari setelah barang tiba" atau "sesegera mungkin".

Pernyataan-pernyataan di atas adalah pernyataan yang rancu dan ambigu. Pasalnya, pernyataan tersebut nggak menandakan kapan pembayaran harus dilakukan dengan jelas.

Agar pelanggan nggak bingung, sangat disarankan untuk mencantumkan tanggal pasti untuk jatuh tempo. Kamu sebagai pemilik usaha pun bisa tahu kapan pembayaran invoice dari pelanggan bisa kamu terima.