6 Proses Penting dalam Mengelola Persediaan Barang di Gudang dan Penjelasan Lengkapnya

Urusan persediaan barang dan pergudangan adalah salah satu menu sehari-hari dari seorang pemilik usaha, baik offline maupun di eCommerce.

Dalam mengelola persediaan barang di gudang alias melakukan order fulfillment, sebagai pemilik usaha, ada 6 proses yang umum perlu kamu lalui dan perhatikan betul-betul agar proses manajemen barang di gudang tetap akurat dan terkendali.

6 Proses Penting dalam Mengelola Persediaan Barang di Gudang

1. Penerimaan Barang

Proses pengelolaan persediaan barang di gudang dimulai dengan menerima semua barang yang kamu pesan dari para pemasok di gudang kamu. Proses ini umum disebut receiving process.

Dalam menerima barang yang telah dipesan, kamu dan tim kamu bisa memeriksa ulang dan memastikan apakah barang yang kamu pesanan sudah sesuai dari segi jumlah pesanan maupun kualitasnya.

Bila terjadi kekurangan jumlah pesanan atau ada produk yang cacat, bocor, atau belum lengkap, kamu bisa segera melapor ke pihak pemasok untuk retur dan mendapat barang baru.

2. Pemindahan Barang

Sesaat setelah semua barang sudah diterima dan dipastikan benar sesuai dengan yang kamu pesan, kamu dan tim kamu bisa langsung memindahkan semua barang yang ada ke dalam gudang.

Kalau jumlah pesanan tidak terlalu banyak, proses pemindahan mungkin tidak butuh alat atau metode khusus. Namun, kalau jumlah pesanan sangat banyak, kamu bisa menggunakan alat khusus yang kamu miliki di gudang kamu sehingga mengurangi risiko kecelakaan saat memindahkan barang.

Dalam proses ini, pastikan juga kamu dan tim kamu memindahkan dan menempatkan barang yang telah dipesan di daerah yang mudah diakses sehingga saat picking nanti tidak kerepotan. Tempatkan setiap barang secara hati-hati agar tidak terjadi kerusakan sekecil apapun.

3. Pengambilan Barang

Proses yang juga dikenal sebagai picking process ini dilakukan dengan mengambil barang sesuai dengan pesanan pelanggan yang masuk. Proses pengambilan barang mesti dilakukan dengan teliti namun cepat di saat yang bersamaan.

Agar proses ini bisa berlangsung dengan mudah dan cepat, kamu bisa memperbaiki layout gudang sehingga mudah diakses oleh para pegawaimu. Kamu juga bisa menugaskan pegawaimu yang lebih berpengalaman di gudang untuk mengurus proses ini secara khusus.

4. Pengemasan Barang

Semua barang yang sudah kamu ambil dari gudang kamu akan melalui proses packing. Sesuai namanya, dalam proses ini kamu akan mengemas semua barang yang telah pelangganmu pesan dan memastikan proses pengemasannya tetap aman agar tidak merusak barang yang dipesan.

Kamu harus ingat kalau proses pengemasan barang mesti menyesuaikan dengan dimensi setiap barang. Selain itu, sesuaikan juga bahan packaging yang akan kamu pakai. Dengan memperhatikan dua hal ini, kamu bisa mengurangi kerugian saat pengiriman barang.

Terakhir, sebelum pengiriman dilakukan, jangan lupa untuk menempelkan label invoice atau label tanda penjualan.

5. Pengiriman Barang

Pada akhirnya, semua barang telah dikemas dengan rapi dan aman. Sekarang, setiap barang bisa dikirim ke setiap alamat pemesannya.

Kalau kamu memiliki kurir dari tim kamu sendiri, kamu bisa melakukan pengiriman mandiri. Namun, kamu bisa mengirim barang tersebut ke kantor logistik yang ada di dekatmu. Selain itu, kamu juga bisa request kepada kurir untuk pick up barang yang dipesan pelanggan.

Dalam proses pengiriman barang, kamu mesti mencari tahu timing yang tepat untuk mengirimkan barang-barang yang telah dipesan. Bila terlambat, pesanan tersebut juga akan tiba terlambat di tujuan pelanggan dan hal ini bisa bikin pelanggan kecewa dan tidak puas.

6. Retur Barang

Tahap yang terakhir ini mungkin bisa dibilang tahap ekstra dalam pengelolaan persediaan barang. Meski tidak selalu terjadi, kamu mesti ingat bahwa potensi retur tetap ada apabila ada produk cacat, kurang baik, sampai jumlahnya. Oleh karenanya, kamu mesti bersiap-siap apabila pelanggan ingin retur.

Sejak awal mendirikan usaha, kamu mesti memiliki kebijakan retur yang mudah dan sederhana sehingga proses retur untuk pelanggan lebih nyaman dan kamu juga tidak perlu repot mengurus retur. Di samping itu, kamupun bisa menekan ongkos untuk retur sehingga tidak membebani keuanganmu.

Kesimpulan

Meski sudah menjadi proses yang cukup umum dalam menjalani sebuah usaha, terutama saat mengelola gudang, 6 proses di atas tetap perlu kamu ingat dan pelajari agar menjadi hal yang biasa dan kamu bisa mengetahui langkah-langkah yang terbaik untuk tiap prosesnya.

Biar kamu bisa melalui semua proses tadi dengan lebih lancar, Onstock bisa jadi kawan yang andal untukmu! Dilengkapi dengan sistem custom barcode, laporan barang retur, sampai beragam laporan persediaan barang yang super akurat, proses pengelolaan setiap persediaan barang mulai dari barang kamu terima dari pemasok sampai kamu mengelola retur bisa dijalani dengan mudah dan tenang.