Antisipasi Keadaan Darurat dalam Menjalani Usaha dengan Business Contingency Plan!

Sebaik-baiknya sebuah rencana, selalu tersimpan potensi bahaya atau ancaman yang seringkali tidak terendus. Umumnya, kondisi ini dapat berupa force majeure atau berbagai jenis kondisi lainnya yang termasuk kondisi eksternal yang tidak bisa kamu kendalikan.

Karena kenyataan ini, kamu perlu mengantisipasi peristiwa yang tidak bisa diprediksi atau diantisipasi sehingga usahamu bisa tetap berjalan dengan lancar dan normal.

Pembahasan kali ini akan membawamu lebih dekat dengan langkah yang disebut sebagai business contingency plan. Dengan rencana darurat ini, kamu akan lebih mudah menghadapi kondisi-kondisi tidak terduga dalam usaha, menekan dampaknya, dan mengelola usahamu seperti biasa.

Apa itu Business Contingency Plan?

Business contingency plan adalah sebuah rencana atau strategi yang berkaitan dengan berbagai cara yang akan kamu terapkan untuk menghadapi dan merespon peristiwa dan kondisi darurat sembari menjaga operasional usahamu tetap normal dan lancar.

Kehadiran business contingency plan akan memudahkanmu dan berbagai pihak dalam usahamu untuk menerapkan langkah-langkah pencegahan dan manajemen yang terukur yang diperlukan untuk menjawab kondisi darurat yang terjadi dan mengurangi efek negatifnya buat usahamu.

5 Jenis Business Contingency Plan

1. Sistem Informasi dan Komunikasi

Kalau kamu memiliki tim IT yang mengurus data dan keamanan dari sistem komputermu, maka kamu sangat membutuhkan plan mengenai sistem informasi yang ada. Data-data penting mengenai usahamu sangat butuh diamankan bila sewaktu-waktu terjadi kebocoran data atau serangan siber.

Sementara itu, terkait dengan komunikasi, umumnya hal ini berkaitan dengan publicity mengenai usahamu sampai dengan konten pelatihan hingga briefing yang diperlukan untuk mempersiapkan para pegawaimu dalam bekerja.

Bila terjadi hal-hal yang memengaruhi komunikasi usahamu, diperlukan langkah pencegahan berupa pemulihan publicity usaha sampai perbaikan konten untuk memastikan pesan yang disampaikan kepada setiap pegawai lebih jelas dan konsisten.

2. Keuangan

Keuangan berhubungan erat dengan gejolak ekonomi yang seringkali sulit diprediksi. Kondisi seperti inflasi, menurunnya daya beli, sampai turunnya permintaan menjadi contoh dari beberapa kondisi ekonomi yang erat kaitannya dengan keuangan.

Rencana yang dibutuhkan dalam hal ini antara lain penyimpanan dana cadangan, efisiensi pembelian bahan baku dan produksi, sampai penyesuaian harga dan penambahan sumber pendapatan baru untuk menjaga keseimbangan usaha.

3. Pasokan Barang

Ketersediaan pasokan barang tidak selalu stabil dan konsisten. Ada berbagai kondisi yang begitu memengaruhi pasokan barang untuk usahamu, mulai dari tutupnya pemasok utama, kelangkaan bahan baku, sampai kebijakan dagang yang membatasi pasokan barang.

Demi mengantisipasi hal ini, kamu bisa merencanakan untuk mencari pemasok sampai bahan baku alternatif untuk memastikan pasokan barang tetap terjaga.

4. Bencana Alam

Bencana alam mungkin jadi kondisi yang paling sulit diprediksi di antara semua kondisi yang berpotensi terjadi, terlebih lagi kita tinggal di negara yang rawan bencana. Bencana seperti gempa bumi hingga banjir bisa terjadi cukup sering tanpa aba-aba.

Berkenaan dengan hal ini, kamu perlu membuat rencana yang berkaitan dengan mitigasi data dan dokumen penting, memastikan tersedianya prosedur keselamatan untuk setiap pegawai, sampai dengan mengamankan berbagai peralatan yang dibutuhkan untuk operasional usaha.

5. Kesehatan

Pandemi telah mengajarkan kepada kita semua betapa kesehatan kita bisa terancam dengan begitu mudah. Oleh karenanya, kamu memerlukan protokol dan prosedur kesehatan yang jelas saat menjalani usaha bila sewaktu-waktu pandemi terjadi.

Langkah-langkah seperti pengetatan interaksi dengan pelanggan, penggunaan peralatan dan perlengkapan kesehatan seperti masker, sampai dengan sanitasi rutin bisa menjadi beberapa langkah yang tepat.

5 Langkah Merancang Business Contingency Plan

1. Lakukan Brainstorming

Untuk mengawali perancangan business contingency plan, kamu perlu mengumpulkan beberapa pegawai dari tiap divisi usahamu dan lakukan brainstorming.

Ajak mereka untuk memikirkan ancaman dan kondisi yang berpotensi terjadi yang punya dampak negatif besar buat setiap divisi. Diskusikan setiap ancaman yang ada dan buat daftar atas setiap kemungkinan yang terjadi.

2. Analisa Dampak dari Setiap Risiko yang Potensial

Selanjutnya, setiap ancaman yang sudah kamu masukkan ke dalam daftar perlu kamu analisa secara menyeluruh.

Cantumkan setiap dampak yang bisa terjadi dari setiap risiko yang ada. Perhatikan juga apakah dampak dari suatu risiko bisa memengaruhi kondisi atau aspek usaha lainnya.

3. Kembangkan Langkah Pencegahan dan Pemulihan

Kamu telah memiliki semua risiko dan dampak yang bisa terjadi untuk usahamu. Sekarang adalah saatnya untuk menyusun langkah preventif dan pemulihan untuk setiap risiko.

Dalam langkah ini, kamu juga perlu menunjuk orang yang bertanggung jawab atas strategi dan prosedur dari tiap divisi. Misalkan, untuk strategi yang berkaitan dengan kondisi finansial, kamu bisa menunjuk pegawai kuncimu dari divisi finansial.

4. Lakukan Uji Rencana

Sedetail-detailnya sebuah rencana akan tidak berarti bila tidak diuji dan diketahui efektivitasnya.

Untuk itu, kamu perlu melakukan pengujian untuk rencana yang telah kamu buat. Dalam momen ini, kamu bisa menemukan apa yang kurang dan apa yang perlu dipertahankan dari rencana yang kamu buat, atau bahkan kamu membutuhkan plan B dan C dan seterusnya untuk contingency plan kamu.

Jangan lupa juga untuk memberi pelatihan untuk para pegawaimu agar mereka lebih terbiasa dalam menjalankan tiap strategi dan langkah-langkah yang ada.

5. Evaluasi secara Rutin

Pada tahap ini, kamu memang sudah memiliki rencana yang pasti. Namun, rencana yang baik bukan hanya rencana yang terus diuji, tetapi juga dinamis dan disesuaikan dengan perubahan yang ada.

Risiko yang terjadi di lapangan bisa berubah-ubah tanpa kamu ketahui. Realita ini membuat kamu mesti melakukan evaluasi secara rutin agar kamu menyesuaikan rencana dan strategi yang telah kamu buat sesuai dengan kondisi yang berubah-ubah

Adalah sebuah hal yang fatal kalau kamu mengandalkan rencana lama untuk kondisi yang terus berubah-ubah.

Kesimpulan

"Mencegah lebih baik daripada mengobati" selalu menjadi nasehat klasik yang tidak boleh kamu remehkan kegunaannya. Nasehat tersebut juga berlaku di dunia usaha dalam bentuk business contigency plan.

Merancang dan memiliki business contingency plan sama dengan memastikan usahamu tetap mampu melaju di tengah kondisi yang serba tidak pasti dan terduga.