Budget Variance: Panduan Mengelola Selisih Budget dalam Keuangan Usaha Kamu

Dalam mengelola keuangan usaha, perbedaan angka kerap kali kamu temukan.

Hal ini umum terjadi dan biasanya akan kamu temukan ketika telah melalui periode keuangan tertentu.

Kondisi ini disebut sebagai budget variance. Tapi, apakah budget variance hanya sekadar itu? Apa yang menyebabkan terjadinya budget variance dan bagaimana kamu bisa mengelola budget variance dalam usahamu?

Kenali Budget Variance Lebih Dekat

Budget variance dapat disebut sebagai selisih budget.

Selisih budget di sini berarti perbedaan angka atau nominal antara budget yang diperkirakan / dialokasikan dengan budget sesungguhnya yang dikeluarkan.

Biasanya, budget variance bisa ditemukan ketika kamu sedang menghitung atau mengelola pengeluaran (Meskipun begitu, kamu bisa juga menemukannya saat menghitung pendapatan usaha).

Jenis dan Contoh Budget Variance

1. Selisih Positif

Jenis budget variance yang pertama adalah selisih atau varians positif.

Yang dimaksudkan selisih positif adalah ketika pengeluaran untuk keperluan tertentu dalam usaha kamu tidak sebesar estimasinya.

Misalkan, kamu memulai usaha dan menganggarkan sewa ruko kecil per tahun sebesar Rp40.000.000. Beberapa waktu berlalu, kamu berhasil mendapatkan sebuah ruko kecil yang sesuai harapanmu namun dengan harga lebih murah, yakni Rp33.000.000.

Selisih Rp8.000.000 itulah yang merupakan selisih positif karena ternyata pengeluaran riil untuk sewa tidak sebesar estimasi budget kamu.

2. Selisih Negatif

Sebaliknya, selisih negatif berarti ketika pengeluaran untuk keperluan tertentu dalam usahamu lebih besar dari estimasi yang sudah kamu buat.

Misalkan, kamu menyisihkan budget sebesar Rp3.000.000 untuk peralatan. Ternyata, setelah membeli di sana sini, kamu malah mengeluarkan uang sebesar Rp4.500.000.

Selisih Ro1.500.000 di atas adalah selisih negatif karena pengeluaran riil kamu untuk peralatan lebih besar dari estimasi budget kamu.

Beberapa Penyebab Umum Budget Variance

1. Estimasi Kurang Akurat

Salah satu hal tersulit dalam mengelola usaha adalah membuat estimasi, prediksi, atau perkiraan, terutama soal perencanaan budget di masa depan.

Pasalnya, kamu butuh data dan informasi historis yang lengkap mengenai keuangan usahamu di periode-periode sebelumnya. Ini tentunya menjadi sulit ketika kamu baru saja memulai usahamu sendiri dan belum punya data yang lengkap.

2. Perubahan Kegiatan Operasional

Selama menjalankan usaha, kegiatan operasional akan selalu berubah seiring waktu yang berlalu. Dampaknya, budget kamu akan sangat terpengaruh, membuat potensi adanya selisih budget jadi lebih tinggi.

3. Kondisi Ekonomi

Nggak hanya perubahan secara internal saja, kondisi ekonomi sebagai faktor eksternal juga sangat memengaruhi budget usahamu.

Permintaan pasar yang terus berubah, perubahan kebijakan ekonomi dan aturan, sampai dengan tren ekonomi membuat selisih budget jadi lebih mungkin terjadi.

Sumber: Freepik

Kenapa Budget Variance Perlu Kamu Perhatikan?

Meski umum terjadi, terjadinya selisih budget bukan berarti kamu abaikan begitu saja.

Salah satu alasan terbesar mengapa kamu perlu menaruh perhatian lebih pada selisih budget adalah soal adaptasi.

Adaptasi berarti perlunya penyesuaian antara budget yang kamu punya dengan kondisi yang terjadi di dunia nyata.

Ketika terjadi selisih budget yang negatif, artinya kamu perlu menekan pengeluaran rill usahamu sehingga sesuai dengan estimasi budget yang telah dibuat. Bila tidak, pengeluaranmu akan membengkak dan memengaruhi keuanganmu secara buruk.

Namun, ketika terjadi selisih budget yang positif, kamu tidak boleh senang dulu. Itu artinya, ada budget yang masih menunggu untuk kamu gunakan. Agar tidak terbuang sia-sia, kamu bisa mengalokasikannya untuk aspek lain yang kamu butuhkan, misalnya marketing atau riset produk.

3 Tips Mengelola Budget Variance

1. Lakukan Budget Variance Analysis

Budget variance analysis adalah salah satu metode yang bisa kamu terapkan untuk menemukan selisih budget yang nggak tampak secara kasat mata atau terlihat dari data saja.

Analisis ini dilakukan dengan review pada setiap budget yang kamu keluarkan dan perlu kamu lakukan secara rutin, misalnya per bulan atau per kuartal. Selanjutnya, temukan alasan atau penyebab mengapa ada selisih pada budget yang telah kamu alokasikan.

2. Lacak Setiap Budget

Agar penggunaan budget tidak melewati batas, kamu bisa mempertimbangkan untuk melacak penggunaan setiap budget yang kamu keluarkan.

Kamu bisa menggunakan software atau aplikasi khusus untuk budgeting yang memudahkan kamu mengetahui ke mana dan berapa banyak budget yang telah kamu alokasikan.

3. Ambil Keputusan Terbaik

Ketika kamu sudah menemukan selisih budget dalam keuangan usahamu, kamu perlu mengambil keputusan terbaik terkait selisih tersebut.

Apabila kamu menemukan selisih budget yang positif, kamu perlu memikirkan bagaimana mengalokasikan uang yang belum terpakai tersebut untuk kebutuhan usaha lain yang juga penting atau kamu butuhkan.

Namun, apabila kamu menemukan selisih budget yang negatif, kamu perlu mencari cara bagaimana kamu bisa mengurangi pengeluaran tersebut agar tidak melebihi atau ada di bawah budget yang sudah kamu tetapkan.

Kesimpulan

Mencari dan menemukan budget variance mesti jadi rutinitas yang kamu lakukan dalam mengelola budget dan keuangan usahamu.

Mengabaikan budget variance akan membuat budget yang kamu punya jadi terbuang sia-sia atau tidak terpakai. Hal ini akan berdampak besar dan luas buat usahamu, terutama mengenai kondisi keuangan usahamu di masa depan.