Invoice Payment Terms: Apa Itu dan Bagaimana Invoice Penjualanmu Dibayar Lebih Cepat

Apa itu Payment Terms?

Payment terms adalah istilah untuk menggambarkan berbagai syarat dan ketentuan yang berkaitan dengan pembayaran invoice yang perlu dilakukan oleh pelanggan.

Umumnya, payment terms meliputi berbagai aspek, seperti deadline pembayaran, cara pembayaran, rekening tujuan, sampai dengan denda keterlambatan yang dikenakan kepada pelanggan (Bila pelanggan terlambat melakukan pembayaran).

Kalau kamu melakukan ekspor barang ke luar negeri, maka kamu harus mencantumkan mata uang yang ingin kamu terima saat dibayar oleh pelangganmu.

Berapa Lama Biasanya Seorang Pelanggan Membayar Invoice?

Menurut riset yang dilakukan Xero, penyedia software akuntansi berbasis cloud asal Selandia Baru, seorang pelanggan umumnya baru membayar sebuah invoice hingga sekitar 1 minggu setelah deadline yang diberikan.

Artinya, keterlambatan pembayaran akan rutin kamu hadapi dalam menerima pembayaran invoice penjualanmu.

Meski begitu, kamu tidak perlu khawatir bila ini akan rutin terjadi. Kamu bisa menerapkan beberapa tips berikut ini agar kamu bisa mengurangi tingkat keterlambatan pelanggan dalam melunasi invoice mereka.

5 Cara Agar Invoice Penjualan Dibayar Lebih Cepat oleh Pelanggan

1. Buat Invoice dengan Jelas

Terkadang, salah satu penyebab keterlambatan pembayaran invoice dari pelanggan adalah minimnya atau kurang jelasnya informasi invoice yang dicantumkan oleh pemilik usaha, seperti ketiadaan rekening tujuan sampai informasi nominal pembayaran yang kurang detail.

Biar hal ini tidak selalu terjadi, kamu harus memiliki format invoice yang jelas. Jabarkan informasi yang jelas mengenai nominal belanja, produk, jumlah, sampai deadline pembayaran. Dengan informasi yang jelas, pelanggan bisa langsung membayar tanpa perlu kebingungan.

2. Tujukan Langsung ke Pihak yang Membayar

Invoice penjualan sebaiknya dikirim langsung ke pihak yang akan melakukan pembayaran.

Kalau kamu bertransaksi dengan sesama pemilik usaha, kamu bisa mengirimkan invoice penjualan langsung kepadanya. Kalau kamu bertransaksi dengan bawahan dari seorang pemilik usaha, kamu bisa mengirim invoice ke bawahan tersebut atau bagian finance dari usaha itu.

Dengan mengirimkan invoice ke orang yang akan melakukan pembayaran, maka pembayaran bisa langsung dilakukan tanpa harus melewati prosedur ini-itu.

3. Jangan Tunda Pengiriman Invoice

Sesaat setelah pembelian barang atau produk dilakukan, segeralah kirimkan invoice ke pelanggan atau pembeli yang bersangkutan. Hal ini mendorong mereka untuk segera melakukan pembayaran.

Kalau kamu menunda pengiriman invoice, bukan hanya saja pelangganmu yang lupa membayar, tetapi juga kamu sebagai pemilik usaha lupa untuk menagih pembeli.

4. Jaga Komunikasi

Setelah invoice penjualan dikirimkan, rutinlah berkomunikasi dengan pihak pembeli. Kamu bisa mengingatkan mereka untuk melakukan pembayaran sesaat setelah kamu mengirimkan invoice, menjelang deadline, di hari deadline, atau setelah tenggat waktu pembayaran berlalu.

5. Tambahkan Denda Keterlambatan

Denda adalah sesuatu yang menakutkan tentunya. Denda akan mendorong seseorang untuk lebih disiplin dalam bersikap karena tentunya denda menambah beban biaya yang dikeluarkan.

Dengan adanya denda keterlambatan, kamu bisa membuat pihak pembeli jadi lebih waspada dengan pembayaran yang harus dilakukan. Merekapun enggan mengeluarkan uang lebih banyak dari nominal pembelian mereka karena ini tentunya akan merugikan mereka.

Kesimpulan

Payment terms di dalam invoice penjualan mesti kamu perhatikan dengan sangat seksama.

Setiap detail penting perlu dibuat dengan jelas dan kamu sebagai pemilik usaha harus proaktif dalam mendorong pelanggan melakukan pembayaran sehingga keterlambatan jadi lebih minim terjadi.