Figure Blog

Membuat Invoice Penjualan, Apa Saja yang Harus Ada di Dalamnya?

9 Nov 2022

Kamu baru memulai usaha dan ingin membuat invoice sendiri?

Selamat, karena kamu tiba pada pembahasan yang tepat.

Kali ini, sebelum membuat invoice untuk usahamu, kamu perlu tahu dulu beberapa komponen yang perlu ada di dalam invoice penjualan. Ada apa saja ya?

5 Komponen yang Wajib Ada saat Membuat Invoice Penjualan

1. Informasi Kontak

Komponen pertama yang perlu kamu hadirkan di dalam invoice saat membuat invoice penjualan adalah informasi kontak alias contact person.

Informasi kontak ini bisa informasi mengenai nomor telepon usahamu, email, hingga alamat usahamu.

Informasi kontak ini nggak hanya dari usahamu, tetapi dari pembeli yang akan melakukan pembayaran.

Jika yang melakukan pembayaran invoice adalah pelanggan kamu secara langsung, maka cantumkan saja informasi kontaknya.

Namun, bila pelanggan melakukan pembayaran melalui bagian keuangan atau finance-nya, maka cantumkan informasi kontak dari individu yang berada di bagian keuangan tersebut dan sertakan juga informasi pelangganmu (Dan usahanya, jika ada).

2. Tanggal dan Aturan Pembayaran

Dalam menyertakan informasi terkait tanggal dan aturan pembayaran, pastikan kamu menjelaskan keduanya dengan detail dan menggunakan bahasa yang sederhana.

Usahakan sebisa mungkin untuk menjelaskan dengan mudah agar pelanggan atau pembeli memahami pembayaran yang perlu dilakukan.

Informasikan secara spesifik namun singkat tentang bagaimana dan kapan pembayaran harus dilakukan.

Informasi yang nggak lengkap dan disertai istilah termin pembayaran yang sulit dipahami akan bikin pelanggan jadi kesulitan memahami dan melakukan pembayaran invoice.

Mencetak Invoice Penjualan

Sumber: Freepik.com

3. Informasi Biaya yang Detail

Setiap invoice penjualan harus memberitahu dengan jelas mengenai setiap biaya dan produk atau jasa yang dijual kepada pelanggan.

Terkait dengan biaya, jabarkan mengenai jenis biaya yang kamu kenakan kepada pelanggan, apakah harga tersebut harga grosir?

Kalau kamu menjajakan jasa, apakah kamu menggunakan harga flat atau harga per durasi waktu tertentu?

Sementara itu, terkait dengan produk dan jasa, jabarkan informasi detail mengenai produk dan jasa yang kamu jajakan kepada pelanggan.

Tambahkan juga informasi bila ada add-ons yang masuk ke dalam pembelian.

4. Kode Unik

Setiap invoice penjualan perlu memiliki kode uniknya tersendiri.

Kode unik ini akan memudahkan kamu untuk mengelola dan menyimpan setiap invoice.

Kamu jadi lebih mudah untuk mengetahui mana invoice yang sudah dibayar, yang belum dibayar, hingga yang sudah lewat jatuh tempo.

Kamu pun nggak perlu khawatir bila ada yang tertukar karena kamu bisa mengetahuinya dengan mudah.

Di samping itu, dari segi usaha, kode unik memungkinkan kamu untuk menjalani usaha dan transaksi dengan lebih profesional, yang mana hal ini dapat memengaruhi pandangan pelanggan terhadap usahamu.

5. Informasi Khusus dari Pelanggan

Kadangkala, pelanggan memiliki request khusus terkait dengan pembelian yang ia lakukan atau informasi yang perlu disertakan di invoice kamu.

Misalnya, pelanggan bisa request untuk invoice dikirimkan hanya lewat email atau pelanggan ingin melakukan pembayaran secara menyicil hingga waktu jatuh tempo.

Nah, ketika pelanggan request terkait informasi tersebut, maka kamu perlu mencantumkannya di dalam invoice penjualan yang kamu buat.

Hal ini akan memperlancar transaksi dan menjaga relasi dan profesionalitas hubungan kamu dengan pelanggan.

Kesimpulan

Pada akhirnya, 5 komponen tadi nggak boleh kamu lewatkan ketika akan membuat invoice agar kamu bisa menjalani usaha dan transaksi yang lebih mudah dan nyaman dengan pelanggan.

Setelah kamu punya invoice sendiri, saatnya kamu kelola setiap pembayaran invoice yang kamu terima dari pelanggan dengan Onstock!

Pelanggan bisa bayar invoice tanpa biaya apapun, saldo pun langsung masuk ke akun kamu dan bisa kamu cairkan kapanpun kamu suka!

Contact Us