Menetapkan Denda untuk Keterlambatan Pembayaran Invoice, Bagaimana Melakukannya?

Menyertakan denda untuk pembayaran invoice bukanlah perkara gampang.

Ini bukan soal mencantumkan nominal tertentu untuk biaya denda bagi tiap keterlambatan pembayaran.

Perlu ada banyak hal yang kamu pikirkan dengan matang jika memang kamu ingin menyertakan denda untuk pembayaran invoice.

Tujuan Membuat Denda untuk Pembayaran Invoice

Kehadiran denda dalam aturan pembayaran invoice usahamu dimaksudkan untuk:

1. Menekankan Profesionalisme

Menyertakan denda di dalam invoice penjualan kamu menunjukkan bahwa kamu benar-benar serius melakukan transaksi dengan seorang pelanggan.

Melalui hal ini, kamu bisa menegaskan bahwa kamu menjalankan usahaum secara profesional tanpa memberikan toleransi atas keterlambatan yang disebabkan karena perilaku buruk dari beberapa pelanggan yang cenderung menunda-nunda pembayaran.

2. Mendorong Pembayaran Lebih Cepat

Dalam menjalankan bisnis atau usaha, terlambatnya pembayaran sebuah invoice berarti melambatnya arus kas atau cash flow.

Melambatnya cash flow ini akan menghambat perkembangan dan jalannya usahamu.

Agar cash flow kamu tetap berjalan dengan lancar, menyertakan denda dalam invoice bisa menjadi cara alternatif untuk mendorong pelanggan segera melakukan pembayaran invoice.

Sumber: Freepik.com

Hal yang Perlu Diperhatikan sebelum Membuat Denda Pembayaran Invoice

Jikalau kamu sudah memutuskan bahwa kamu akan menetapkan denda dalam tiap pembayaran invoice, kamu nggak boleh melewatkan beberapa hal berikut ini:

1. Informasikan Denda kepada Pelanggan

Pelanggan suka dengan kejutan. Tapi, bukan dikejutkan oleh hal-hal yang buruk yang bikin mereka bingung dan heran.

Salah satunya adalah denda. Jika memang kamu ingin menyertakan denda sebagai bagian dari syarat atau aturan pembayaran invoice, maka informasikan dengan jelas dan detail kepada pelanggan.

Informasi mengenai denda bisa kamu sertakan saat akan melakukan transaksi dengan pelanggan maupun ketika mengirimkan invoice selepas melakukan transaksi.

2. Jadilah Pihak yang Fleksibel

Sebagai pemilik usaha, kamu harus bisa bersikap fleksibel terhadap setiap keadaan dan situasi.

Termasuk ketika seorang pelanggan nggak mampu melakukan pembayaran invoice tepat waktu karena situasi tertentu.

Misalnya, seorang pelanggan bisa saja terkendala melakukan pembayaran invoice karena bencana alam atau harus menghadapi isu eksternal tertentu seperti perubahan kondisi ekonomi hingga keamanan.

Kalau terjadi begini, kamu perlu memberikan toleransi dan empati buat kondisi mereka.

Dengan begini, pelanggan pun jadi senang karena kamu bisa memahami kondisi mereka, dan hal ini akan berujung pada menguatnya hubungan antara kamu dan pelangganmu.

3. Pahami Kualitas Produk yang Kamu Berikan

Kualitas produk bisa menentukan denda atas pembayaran invoice.

Ketika pelanggan merasa kualitas produk yang mereka terima dari kamu ternyata buruk dan nggak memuaskan, menyertakan denda atas pembayaran invoice yang terlambat justru bisa merusak hubungan antara kamu dengan pelanggan.

Kalau memang kualitas produk kamu bikin mereka nggak puas, kamu bisa menghilangkan denda untuk pembayaran invoice bila mereka terlambat membayar. Hal ini dimaksudkan sebagai kompensasi untuk pelanggan.

4. Jangan Jadikan Denda sebagai Sumber Keuntungan Tambahan

Satu hal krusial yang perlu kamu ingat: Jadikanlah denda sebagai trigger untuk mendorong disiplin melakukan pembayaran, bukan sebagai sumber keuntungan tambahan.

Kalau kamu fokus mengeruk keuntungan tambahan dari denda pembayaran invoice, bukan nggak mungkin usaha kamu akan semakin sepi dari pelanggan.

Lebih lanjut lagi, jika kamu memang ingin menetapkan denda untuk pembayaran invoice, pastikan nominalnya masuk akal dan benar-benar bisa diterima pelanggan.

Hal ini bisa kamu lakukan dengan melakukan riset kecil-kecilan terkait sistem dan nominal denda yang ingin kamu terapkan kepada para pelangganmu.

Kesimpulan

Kalau kamu memang ingin menetapkan denda, kamu perlu memikirkan dan merencanakannya dengan matang. Sebabnya, denda bisa menjadi bumerang dan bikin pelanggan enggan untuk berhubungan lagi dengan usahamu.

Namun, di samping denda, kamu juga perlu memperhatikan biaya lain yang kadang membebani pelanggan, yakni biaya admin.

Untuk mengatasi biaya admin biar nggak membebani pelanggan, Onstock menyediakan pembayaran invoice bebas biaya admin yang super sederhana dan cepat. Saldo pun bisa langsung masuk ke akun kamu dan bisa dicairkan dalam hitungan menit!