Order Cycle Time: Panduan Menghitungnya untuk Mengetahui Efisiensi Operasional Usaha Kamu!

Apa kamu pernah memesan produk dan menunggu lama karena status pesanan masih diproses?

Kalau ini pernah terjadi sama kamu, pastikan jangan sampai hal ini terjadi juga sama pelanggan kamu ya!

Waktu tunggu yang lama hanya karena pesanan yang masih diproses adalah sumber ketidakpuasan pelanggan yang berujung pada menurunnya kualitas dan citra usaha kamu di mata pelanggan.

Untuk mengatasinya, kamu butuh menghitung order cycle time!

Pengertian Order Cycle Time

Order cycle time adalah suatu indikator yang menghitung durasi atau waktu yang diperlukan bagi suatu pesanan atau produk untuk diambil, dikemas, sampai diberikan kepada pihak shipping untuk dikirimkan (Berbeda dengan durasi shipping).

Semakin lama order cycle time yang kamu punya, artinya waktu untuk produk sampai ke pihak shipping pun semakin lama. Sebaliknya, semakin cepat, maka waktu yang dibutuhkan untuk produk sampai ke pihak shipping pun semakin cepat.

Jika durasi order cycle time usaha kamu cenderung lama, artinya ada sesuatu yang nggak beres dari segi operasional usaha kamu dan operasional usaha kamu butuh perbaikan agar lebih efisien dan cepat dalam memenuhi pesanan pelanggan.

Seberapa Penting Order Cycle Time?

Order cycle time adalah indikator yang penting untuk mengetahui seberapa efisien operasional usaha kamu dalam memenuhi pesanan pelanggan. Namun, selain itu, ada juga beberapa hal yang membuat order cycle time jadi penting untuk usahamu:

1. Memudahkanmu Menemukan Masalah dalam Operasional

Segala kendala, kekurangan, sampai masalah di operasional usaha kamu akan mudah kamu temukan apabila kamu menggunakan order cycle time.

Apabila order cycle time kamu cukup lama, artinya kamu perlu mengubah cara, proses, dan sistem kamu dalam mengelola pesanan pelanggan sampai tiba di pihak kurir atau shipping untuk dikirimkan kepada pelanggan.

2. Mempercepat Perputaran Uang dan Stok Barang

Order cycle time yang cepat akan memungkinkan arus stok barang dan perputaran uang yang lebih cepat.

Kamu bisa menerima lebih banyak pesanan dengan lebih mudah dan banyak stok barang kamu nggak lagi menumpuk di gudang.

Kalau stok barang di gudang menumpuk lama, bisa-bisa stok barang kamu kadaluarsa, nggak terjual, dan jadi bikin kamu merugi - Yang mana ini akan melukai arus kas usahamu!

3. Mempersiapkan Usaha untuk Ekspansi

Order cycle time bisa menjadi salah satu indikator yang memberitahukan kamu apakah usaha kamu sudah siap untuk berkembang lebih jauh ke level selanjutnya.

Apabila order cycle time kamu tergolong cepat, hal ini menandakan kalau usaha kamu sudah siap untuk kamu kembangkan dan perluas.

Namun, apabila order cycle time kamu masih cukup lama, artinya kamu mesti memperbaiki kendala atau masalah yang ada di masalah operasional kamu dulu sebelum kamu benar-benar siap ke tahap selanjutnya.

4. Mengetahui Kepuasan Pelanggan

Pada akhirnya, kepuasan pelanggan adalah yang ingin kamu capai ketika kamu memiliki order cycle time yang cepat.

Ketika kamu punya order cycle time yang cepat, artinya pesanan pelanggan bisa sampai ke tangan kurir dengan cepat untuk kemudian dikirimkan kepada pelanggan.

Rumus dan Cara Menghitung Order Cycle Time

Untuk menghitung order cycle time, kamu mesti memahami bahwa untunk menghitungnya, terdapat beberapa periode, mulai dari harian, mingguan, hingga bulanan.

Misalnya, kamu ingin menghitung order cycle time di bulan April lalu ketika kamu memperoleh 500 pesanan di bulan tersebut. Maka dari itu, kamu hanya perlu mengalikan jumlah hari di bulan April dengan 24 jam dan 60 menit dan membaginya dengan jumlah pesanan bulan April.

Hasilnya sendiri adalah 86.4 menit.

Sementara itu, jika kamu ingin menghitung order cycle time kamu per hari, kamu cukup mengalikan durasi kamu mengelola pesanan dengan 3,600 detik, kemudian dibagi dengan jumlah pesanan yang kamu kelola.

Misalnya, durasi kamu mengelola pesanan pada satu hari adalah 9 jam dan jumlah pesanan yang kamu kelola adalah 50. Kalikan durasi tersebut dengan 3,600 detik dan kemudian dibagi dengan 50 pesanan pada hari itu.

Hasilnya adalah 648 detik atau 10 menit 48 detik per pesanan.

Beberapa Cara Memperbaiki Order Cycle Time

Kalau ternyata order cycle time dalam usaha kamu masih cukup lama, ada beberapa cara yang bisa kamu lakukan untuk memperbaikinya:

1. Lakukan Pemantauan secara Berkala

Hal pertama yang mesti kamu lakukan adalah rutin melakukan pemantauan terkait dengan order cycle time.

Kalau memang ternyata order cycle time kamu justru dipengaruhi oleh karena pemasok yang terlambat mengirimkan produk atau bahan baku produksi sampai pihak kurir yang mengalami kendala, artinya kamu mesti mempertimbangkan mencari pemasok dan kurir baru yang lebih berkualitas.

2. Perubahan pada Standar Operasional

Setiap gudang tentunya perlu memiliki standar operasionalnya. Dengan memiliki standar operasional, kinerja pegawai di gudang akan lebih terukur dan terencana dalam mengemas pesanan pelanggan hingga sampai di tangan kurir untuk dikirim.

Apabila standar operasional kamu dirasa menghambat usahamu dan memperburuk order cycle time, perubahan pada standar operasional mesti jadi prioritas.

Standar operasional ini meliputi penempatan produk, penanganan produk, pengemasan produk, hingga bagaimana menangani pesanan yang dekat dengan tenggat waktu pemesanan.

3. Memperbaiki Flow Kerja di Gudang

Flow kerja yang lancar adalah salah satu faktor penentu lancarnya proses kamu mengemas produk hingga sampai ke pihak kurir.

Adapun flow kerja yang lancar di gudang dipengaruhi oleh berbagai faktor: Layout gudang yang berantakan, penempatan produk atau stok barang yang nggak sesuai tempat, sampai minimnya peralatan yang menghambat proses kerja di gudang.

Kesimpulan

Order cycle time adalah indikator krusial yang akan membantu usaha kamu (dan gudang kamu tentunya) berkembang lebih baik dalam memenuhi kebutuhan dan pesanan pelanggan.

Dengan rumus yang mudah diterapkan dan berbagai keuntungan yang disajikan, nggak ada lagi alasan bagi kamu untuk nggak menghitung order cycle time usaha kamu.