Stok Barang di Gudang pun Ada yang Gaib! Bagaimana Cara Mengatasinya?

Stockers, sesuatu yang gaib nggak hanya berlaku di suatu tempat saja.

Kegaiban pun bisa berlaku untuk stok barang di gudang kamu.

Ketika dibiarkan, kegaiban ini justru akan bikin bisnis kamu berantakan dan gudang kamu nggak teratur. Kegaiban seperti apa yang bisa menyerang stok barang kamu?

Mengenal Phantom Inventory

Phantom inventory pada dasarnya merujuk pada kondisi di mana stok barang tercatat masih tersedia di catatan stok barang, namun sejatinya sudah kosong atau out of stock di gudang kamu.

Sederhananya, terdapat ketidakcocokkan antara data yang terdapat di catatan stok barang dengan jumlah stok barang yang sebenarnya.

Kondisi ini bisa menimbulkan dua jenis kerugian buat bisnis kamu.

Pertama, tentu saja kamu akan mengalami kerugian secara material. Artinya, kamu akan kehilangan potensi keuntungan yang diakibatkan oleh bisnis kamu yang nggak bisa memenuhi permintaan atau pesanan pelanggan karena produk tertentu yang out of stock. Alhasil pelanggan pun berpotensi lari ke kompetitor dan pengalaman berbelanjanya jadi nggak memuaskan.

Kedua, kerugian secara operasional. Dalam konteks ini, kamu akan jadi lebih sulit mengambil keputusan karena data stok barang yang nggak akurat. Kamu jadi bingung untuk melakukan pemesanan produk hingga mengelola setiap produk yang kamu punya.

Sumber: Unsplash.com

Penyebab Terjadinya Phantom Inventory

1. Penyusutan

Penyusutan stok barang terjadi karena beberapa alasan atau kondisi tertentu.

Alasan atau kondisi tersebut misalnya terjadi tindak pencurian, baik oleh pegawai kamu atau orang asing, hingga terjadinya kerusakan akibat bencana alam atau rusaknya fasilitas tertentu di gudang kamu.

2. Minimnya Audit Stok Barang

Audit stok barang yang nggak rutin dilakukan adalah sumber ketidakakuratan dan berantakannya data dan stok barang yang kamu punya.

Untuk itu, agar selalu punya data stok barang yang akurat dan bisa diandalkan, perlu dilakukan audit atau pengecekan stok barang secara rutin.

3. Penempatan Stok Barang yang Ceroboh

Dalam meletakkan atau mengatur stok barang di gudang, terkadang penempatan yang salah bisa berujung pada pencatatan stok barang yang ada.

Alhasil, stok barang yang tadinya kamu pikir nggak tersedia, ternyata masih tersedia dan hal ini berujung pada pencatatan yang nggak akurat.

3 Cara Atasi Stok Barang Gaib di Gudang!

1. Lakukan Audit Stok Barang secara rutin

Salah satu cara untuk kamu terapkan agar nggak punya stok barang yang gaib di gudang kamu adalah dengan rutin audit stok barang. Frekuensi audit stok barang ini bisa bervariasi, mungkin secara harian maupun mingguan.

Dengan melakukan rutin audit stok barang, kamu bisa memastikan untuk memperoleh data yang akurat soal stok barang kamu hingga tahu kapan harus melakukan pemesanan stok barang.

2. Pakai Aplikasi Stok Barang yang Tepat

Stok barang gaib bisa dituntaskan mulai dengan penggunaan aplikasi stok barang yang tepat. Dengan memakai aplikasi manajemen stok barang yang tepat, aktivitas audit dan pengecekan barang bisa jadi lebih lancar dan akurat. Setiap data pun dapat terupdate dengan rutin dan otomatis, menyesuaikan setiap pembaruan stok barang.

3. Analisa Data

Memakai aplikasi stok barang yang tepat dan canggih nggak akan berguna apabila kamu nggak rutin melakukan analisa dan pengawasan stok barang dengan cermat.

Analisa dan pengawasan stok barang yang bisa kamu lakukan meliputi melacak perpindahan dan pengiriman barang, terjadinya fraud, hingga pemesanan stok barang. Dengan melakukan pengawasan yang rutin dan analisa yang mendalam, dibantu dengan beragam fitur dari aplikasi manajemen stok barang yang tersedia, kamu bisa menemukan kesalahan atau error yang terdapat di gudang kamu.