Procurement: Kunci Memastikan Usahamu Tetap Unggul dan Berdaya Saing

Bagaimana umumnya kamu membeli pasokan barang atau jasa untuk usahamu? Biasanya, sebuah usaha, terlebih lagi usaha yang baru beroperasi, hanya akan menghubungi pemasok lalu segera melakukan pembayaran.

Ini termasuk cara konvensional yang sangat sederhana untuk sebuah usaha. Tidak ada salahnya memang, tapi kamu bisa mencoba cara yang lebih solid dan detail sehingga usahamu tetap kuat dan bisa berdaya saing tinggi. Kamu bisa mencoba metode procurement!

Apa itu Procurement?

Procurement adalah sekumpulan aktivitas yang dilakukan sebuah usaha atau divisi di dalam usaha untuk membeli atau memperoleh persediaan barang atau jasa yang dibutuhkan sehingga usaha atau divisi usaha tersebut dapat beroperasi dengan baik.

Procurement umumnya dilakukan dengan membeli barang atau jasa kepada pemasok yang memiliki harga yang terbaik menurut usaha atau divisi yang terkait.

Memastikan kamu memiliki proses procurement yang solid akan membantu kamu memiliki relasi yang baik dengan pemasok yang tepat sekaligus memperoleh persediaan barang atau jasa dengan lebih mudah.

Meski butuh proses yang cukup panjang, procurement akan membuatmu lebih mudah mendapatkan barang atau jasa dengan harga yang kamu inginkan dan membantumu memantau kualitas dari pemasokmu.

Beberapa Jenis Procurement dalam Usaha

1. Direct Procurement

Direct procurement adalah proses procurement yang diterapkan untuk memperoleh semua barang yang dibutuhkan untuk menghasilkan barang jadi yang akan dijual oleh perusahaan.

Umumnya, proses procurement ini akan memperoleh berbagai bahan mentah dan bahan baku untuk produksi (Untuk produsen) sampai barang jadi yang ingin dijual kembali (Untuk reseller).

2. Indirect Procurement

Indirect procurement melibatkan pembelian barang yang tidak memiliki pengaruh langsung terhadap produksi barang jadi, namun bisa mendukung operasional harian sebuah usaha.

Indirect procurement biasanya dipakai untuk membeli perlengkapan kantor, peralatan produksi, sampai jasa periklanan.

3 Aspek Penting dalam Menjalankan Procurement

1. People

People merujuk kepada semua orang yang terlibat dalam proses pelaksanaan procurement. Orang-orang ini bukan hanya yang berasal dari usahamu saja, tetapi juga orang-orang yang bekerja di perusahaan pemasok.

Orang-orang dari kedua belah pihak ini akan berkoordinasi dan bekerja sama untuk memastikan proses procurement lancar sampai barang atau jasa yang dibeli tiba atau bisa digunakan oleh pihak perusahaan yang membeli.

2. Process

Proses procurement melibatkan serangkaian langkah-langkah pelaksanaan yang membutuhkan detail dan ketelitian.

Ketika terjadi kesalahan, baik dalam hal kuantitas barang, kecocokan harga, sampai miskomunikasi, maka perusahaan pembeli akan sulit memperoleh barang yang diinginkan dengan lancar.

3. Documentation

Setiap proses membutuhkan pelacakan dan bukti pelaksanaan yang jelas dan hal ini juga berlaku untuk procurement.

Setiap pembelian yang dilakukan dengan procurement membutuhkan pencatatan dokumen yang jelas sehingga setiap transaksi bisa dibuktikan bila sewaktu-waktu dibutuhkan untuk evaluasi atau bila terjadi konflik dengan pihak pemasok.

6 Langkah Dasar Penerapan Procurement

1. Kenali Kebutuhan Usahamu

Untuk memulai melakukan procurement, kamu perlu mengetahui apa yang dibutuhkan usaha atau divisi usahamu.

Setelahnya, kamu perlu mencari tahu spesifikasi, tipe, sampai dengan detail-detail lainnya mengenai barang atau jasa yang kamu butuhkan. Usahakan sespesifik mungkin sehingga kamu lebih mudah menemukan barang atau jasa yang sesuai harapanmu.

Ketika daftar yang berisi kebutuhan usahamu sudah lengkap, jangan lupa untuk mengirimkan purchase request untuk meminta persetujuan mengenai pembelian barang atau jasa yang akan dilakukan.

Purchase request dibutuhkan agar kamu sebagai pemilik usaha bisa menyetujui atau menolak permintaan pembelian sesuai dengan kebutuhan usaha.

2. Cari dan Pilih Sejumlah Pemasok

Selanjutnya, kamu bisa mencari sejumlah pemasok yang potensial untuk diajak kerja sama terkait pembelianmu.

Saat kamu sudah punya daftar lengkap untuk pemasok yang kamu inginkan, kamu bisa melakukan evaluasi setiap pemasok. Nilai setiap pemasok berdasarkan kualitas produk, reputasi, sampai kualitas layanannya. Selain itu, sesuaikan pemasok dengan kriteria yang kamu miliki.

Kamu tinggal memilih satu atau lebih dari satu pemasok (Bila dibutuhkan) yang akan kamu beli produknya.

3. Lakukan Negosiasi

Ketika kamu sudah memperoleh pemasok yang ingin kamu ajak kerja sama, jangan langsung menyetujui price list yang diberikan. Kamu perlu melakukan negosiasi sampai kamu dan pemasok tersebut bertemu pada titik harga yang tepat.

Selain itu, jangan lupa diskusikan berbagai syarat dan ketentuan pembayaran sehingga potensi konflik yang berkaitan dengan pembayaran bisa dihindari.

4. Buat Purchase Order

Purchase order adalah dokumen yang berbeda dengan purchase request. Purchase order adalah dokumen yang berisi detail pemesanan kamu yang kemudian akan dikirimkan kepada pemasok.

Dengan menggunakan purchase order, pemasok juga bisa memberikan approval untuk memastikan tidak ada kesalahan dalam produk yang dipesan.

5. Terima dan Cek Pesanan

Semuanya sudah lengkap, dan pesanan pun segera dikirim kepadamu!

Saat barang sudah diterima, segera periksa kembali pesanan sesuai dengan detail pesanan. Periksa kembali jenis, spesifikasi, sampai dengan jumlah barang yang kamu pesan.

Kalau semuanya sudah sesuai dengan apa yang kamu pesan, maka kamu bisa lanjut ke langkah terakhir.

6. Lakukan Pencatatan

Pencatatan adalah langkah terakhir dari proses procurement. Semua transaksi yang sudah berhasil perlu diarsipkan sebagai catatan usaha. Catatan tersebut perlu meliputi semua dokumen yang dibuat selama proses procurement.

Catatan yang dibuat ini bisa berguna dan dibutuhkan sewaktu-waktu bila terjadi kesalahpahaman atau ketika ingin dilakukan pembukuan.

Kesimpulan

Itulah semua yang perlu kamu tahu soal procurement. Menerapkan procurement memang cukup menantang dan panjang prosesnya untuk usaha baru, namun proses ini akan sangat berguna di masa depan.

Dengan proses procurement yang solid, kamu bisa memastikan setiap persediaan barang atau jasa yang usahamu beli sesuai dan hal ini akan membantu menjaga daya saingmu ketika menjalankan operasional di masa depan.