Purchase Order: Dokumen Usaha yang Semua Pemilik Usaha Harus Tahu!

Gejolak dalam operasional usaha harus bisa diminimalisir sebisa mungkin. Di era seperti sekarang, telah tersedia beberapa alat dan media yang bisa membantumu meraih kondisi tersebut.

Salah satunya adalah sebuah dokumen yang disebut sebagai purchase order. Berbekal dokumen sederhana namun super penting ini, kamu bisa menjaga usahamu tetap rapi dan terkendali. Seperti apa gambarannya?

Apa itu Purchase Order?

Purchase order adalah sebuah dokumen usaha yang dikeluarkan oleh pemilik usaha kepada pihak pemasok atau produsen untuk menyetujui pemesanan yang telah dibuat.

Sederhananya, dokumen ini bertindak sebagai kontrak yang mengikat kedua belah pihak dalam transaksi jual beli. Kontrak ini mengharuskan pihak pembeli membayar sejumlah uang yang sesuai dengan kontrak dan pihak pemasok mengirim barang dengan jumlah yang diminta pembeli.

Seperti apa Bentuk dan Isi Purchase Order?

Untuk kamu yang membayangkan bahwa purchase order akan mirip dengan dokumen invoice, sebenarnya kamu tidak salah. Formatnya memang mirip, hanya saja ada beberapa perbedaan dari kontennya.

Di dalam sebuah purchase order, informasi yang dimuat antara lain nama pemasok dan usaha, tanggal pembuatan purchase order, produk yang diminta ke pemasok dan harganya, metode dan termin pembayaran, alamat penerima, dan tanggal pengiriman.

Di sisi lain, purchase order juga berbeda dengan invoice dalam pembuatannya. Purchase order biasanya dibuat sebelum pembayaran dan yang membuat adalah pihak pembeli, sementara invoice dibuat oleh pihak pemasok atau produsen dan dikirimkan bersamaan dengan produk yang dibeli.

Keuntungan dan Kekurangan Memiliki Purchase Order

Meski tampak sederhana, dokumen ini punya peran penting bagi usahamu dan bisa membantu mempermudah kehidupanmu sebagai pemilik usaha. Beberapa keuntungannya antara lain:

1. Meningkatnya Kepastian Usaha

Dunia usaha jelas penuh dengan ketidakpastian. Oleh karenanya, diperlukan berbagai cara dan jalan untuk bisa meningkatkan kepastian dalam menjalani usaha.

Salah satu jalan menciptakan kepastian usaha itu adalah dengan membuat purchase order. Dokumen sederhana ini sangat menjamin kepastian transaksi jual beli yang kamu jalani dengan pihak pemasok kamu.

Pasalnya, dokumen ini bersifat seperti kontrak sehingga bisa digunakan bila sewaktu-waktu ada masalah hukum antara kamu dengan pihak pemasok. Selain itu, dokumen ini juga bisa meresmikan perjanjian dalam transaksi jual beli yang terjadi.

2. Pencatatan Lebih Jelas

Purchase order sangat mempermudah proses pencatatan setiap transaksi pembelian yang kamu lakukan dengan pihak pemasok.

Hal ini akan berdampak terhadap proses usaha lain, seperti proses akuntansi sampai dengan manajemen persediaan barang.

3. Membantu Pengaturan Budget

Mengatur budget adalah proses penting dalam keuangan usaha. Dengan adanya purchase order, kamu bisa melacak setiap pembelian yang kamu lakukan lengkap dengan jumlah dan nilainya.

Dengan informasi dari purchase order dalam periode tertentu, kamu bisa tahu kapan harus menahan pengeluaran lebih banyak dan mengambil keputusan terkait pembelian yang akan dilakukan di esok hari.

Namun, di samping keuntungannya, beberapa tantangan yang mesti kamu hadapi ketika ingin membiasakan usahamu membuat purchase order:

1. Beban Administrasi

Kalau setiap bulan atau minggunya kamu harus membeli beragam bahan baku, peralatan, dan perlengkapan, maka kamu harus membuat banyak purchase order.

Kondisi ini membuat kamu cukup kerepotan dalam hal administrasi. Proses ini bisa cukup melelahkan, terlebih lagi kalau usahamu masih baru dan berkembang.

2. Delay Pengiriman

Tidak semua produk yang kamu beli akan sampai sesuai waktu yang kamu harapkan. Akan selalu ada beragam kendala yang menyebabkan penundaan pengiriman.

Kondisi seperti cuaca, ketersediaan barang, kondisi internal pemasok, sampai dengan urusan administrasi yang beragam bisa menciptakan potensi delay untuk pengiriman produk yang kamu pesan.

Kesimpulan

Untuk usaha yang baru kamu mulai, purchase order mungkin jadi dokumen yang terkesan menambah beban saja. Namun, seiring waktu usahamu berkembang, kamu akan merasakan lebih banyak manfaatnya dalam hal pencatatan transaksi, akuntansi, dan manajemen keuangan.